采购商一般从总部那里, 或者从所在国关联公司那里得到采购的任务，然后打电话给最熟悉的供应商, 了解一些信息。
接着发询盘给熟悉的供应商, 再把从展览会上面的供应商名单数据库里面的工厂洒一遍, 外贸网站再撒一遍采购信息。从中国得到offer 以后, 回复给公司总部。正常情况下, 总部过来的采购的任务是非常多而且不一定完整的。
鉴于采购商的这些工作流程，我们的外贸业务员最好能做到两点：
第一是非常快的回复。采购部门是否迅速有效地回复总部是非常重要的一个考核指标。 比如20个项目的日用品单, 一般3天之内就会回复完成。之后过来的迟到的offer只能放在文件夹里面归档。所以速度是第一关键。
第二是完整的回复。 这需要报价业务员对自己的产品非常了解。通常，采购的信息是不完整的, 业务员最好依靠自己的产品知识,在email 中对产品有完整的介绍。 同时包括自己的工厂信息(名称, 地址, 工厂人数, 技术人员人数,主要产品, 产量,销售量, 有没有外贸权等)、产品的其他信息（包括类似产品推荐或者提供给采购商可能的其他选择）， 还有一部分是商务信息（包括交货期、最少订货量、包装、港口、付款方式等等），这对促成最终成交非常有帮助。重要的是: 在第一封email中就分几个部分完整的介绍。
有采购上说他们常常收到一两句话的传真或者email。上面只有一个价格。在他们看来,这样的回复会给人这样的疑问：
1. 回复者是贸易公司或者个人, 看到讯盘就打听价格,加上利润以后就报价过来 。
2. 回复者对商务方面不是非常熟悉, 继续谈下去可能在许多环节上,需要很多时间相互沟通。
3. 同这样的公司做生意, 会像挤牙膏一样, 时时催促工厂, 非常消耗精力。
回复的内容完整, 但是需要注意简洁。不要把工厂的创业史也搬出来,也不要把口号、标语贴上去。