江西机电实现全流程质量把控

    目前，江西省机电设备招标有限公司（以下简称“江西机电”）招标业务管理系统正式上线运行已有一个多月，公司总工程师办公室（以下简称“总师办”）主任高建梅告诉记者，这套系统的上线，意味着公司各项质量把控制度进一步落到了实处。
    那么江西机电是如何对项目质量进行把控的？招标业务管理系统又是如何服务于质量把控目标的呢？记者带着这些问题，走进了江西机电。
    招标文件五级审核和异议限时处理
    “质量是生命线，是一切的基础。”这是公司副总经理余铁根最看重的管理理念。在余铁根心里，江西机电在业内的名声无比珍贵。而江西机电依靠一套严格的质量把控机制为公司名誉保驾护航。
    概括而言，这套质量把控机制有两大核心，即招标文件五级审核和异议限时处理。
    在江西机电，每一份招标文件都得依据五级文件审查制度进行流转——执行项目经理制作完标书后，提交部门内审员、部门主要负责人、造价室（涉及控制价）、总师办质控人员、公司副总经理等人员对文件进行五级审查。上个月，公司的招标业务管理系统上线后，招标文件实现了线上流转，不但五级审核一个都没有少，而且实现了所有审查记录的留痕管理。
    为保证标书质量，江西机电要求，项目的质量控制节点要被高度重视。如，总师办须对关键控制节点（包括资格条件、评标办法、时限、投标保证金数量等）进行审查和对全部文件进行抽查；文件的商务、技术参数、措辞等内容由业务部门负责把关，但总师办有权提出修改意见。
    对于异议处理，江西机电将其写入了内控机制，规定了详细的时间结点，做到了分类负责，责任到人。例如，对于资格预审文件、招标文件异议的受理与处理，为了确保合法合规又不影响后序工作，江西机电要求，尽最大可能当天予以书面答复。
    有“特权”的内控部门
    在江西机电，有一支质量控制工作领导小组，领导小组下设质量控制办公室，办公室设在公司总师办。
    质量控制工作领导小组的工作职责是：审议质量控制季度通报；审议重大质疑异议；审议对业务部门和人员进行处罚和奖励等事项。而质量控制办公室的工作内容则要具体得多：除了负责具体质量控制任务外，还要干各类“杂活儿”，如组织评比、培训、考试等。高建梅告诉记者，总师办活儿非常杂，包括质疑、公司资质、个人资质、档案、机房等各项工作。“因为我们是公司的内控部门，需要从每个角度对项目进行把关。”高建梅说。
    由此可见，在江西机电，质量把控不是一句空喊的口号。
    余铁根对公司总师办的定位非常高。“这是公司的内控部门，其独立性必须得到保障。”余铁根强调的“独立性”绝非空话——总师办的质控人员都享有一项“特权”：不必接受公司360°考核。
    据总师办主任助理汪才华介绍，所谓360°考核即要求所有业务相关部门为工作人员打分。“但总师办的质控人员不必接受别人的打分。这使我们在工作中可以更加超脱，更有理由做到铁面无私。”汪才华说。
    借信息技术让制度落实处
    2013年是江西机电的“质量管理年”。为实现这一年度主题，公司上上下下进行了实实在在的行动。尤其是7月，公司招标业务管理系统的顺利上线，为各项制度的落实创造了新的有利条件。
    在高建梅的办公室里，记者对这套管理系统进行了全方位了解。这套分为基本业务、财务、业务信息库、综合事务等模块，基本覆盖公司各方面管理的系统，给记者的印象是一个字——细。
    例如，在基本业务模块中，连项目开标场地预定情况这样的细节都能够被实时反映出来。“这个细节必须有。它能够保证各个项目之间的有序进行，不因场地问题‘打架’。”高建梅说，“只有将细节落到实处，内控才能落到实处。”
    和大多数招标代理公司不同，江西机电的OA系统和质量管控系统不分家。江西机电的管理系统可按个人、部门、公司等层级来进行权限分配，实现资源共享。还可以通过各类共享信息提供图形化、报表化的统计数据。在质量把控阶段，各个步骤留下的“痕迹”还会进入人事系统，作为奖惩依据。
    通过这套招标业务管理系统，江西机电保证了公司制度的刚性执行。高建梅告诉记者，这套系统刚刚上线一个多月，还有很多问题亟待调试。“例如五级文件审查制度中，公司副总不可能就每一个文件看每一句话，那么他应该看哪些内容？也许下一步，系统会对此做出改良。”高建梅说。